Mums tikriausiai nereikia sakyti, kad „Excel“ galite lengvai susieti didelius skaičių ir kitų duomenų kiekius. Bet ar žinojote, kad taip pat galite daug lengviau įvesti tuos duomenis? Viskas, ką jums reikia padaryti, tai „sukurti“ įvesties formą.
Patarimas 01: Kodėl?
Kodėl turėtumėte sukurti įvesties formą, kai taip pat galite tiesiog įvesti duomenis tiesiai į „Excel“? Tiesa, „Excel“ tam puikiai tinka, tačiau jei dirbote su programa ne vieną kartą, taip pat pastebėsite, kad kartais nėra labai praktiška pirmiausia spustelėti langelius, netyčia spustelėti ne tą langelį ir pan. ant. Kartais taip pat gali būti sunku surasti duomenis dideliame „Excel“ dokumente. Užpildžius formą, visi šie dalykai gali būti daug efektyvesni. Įvedimas yra daug greitesnis, galite būti tikri, kad viską užpildote vienodai, niekada nepamiršite lauko, taip pat galite labai lengvai ieškoti įvestų duomenų. Taigi pradėk!
02 patarimas: mygtukas Pridėti
Kad ir kokia būtų tokia forma, pagal numatytuosius nustatymus „Excel“ šios parinkties visiškai nerodo. Todėl, norėdami juo naudotis, pirmiausia turėsime pridėti mygtuką prie greitosios prieigos įrankių juostos (įrankių juosta pačioje viršuje, be kita ko, parinktis „Auto Save“). Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite bet kurį šio meniu mygtuką, tada spustelėkite Tinkinkite greitosios prieigos įrankių juostą. Pagal numatytuosius nustatymus matote žemiau Pasirinkite užduotis, parinktis Populiarios užduotys pasirinktas. Spustelėkite šį išskleidžiamąjį meniu, tada spustelėkite Visos užduotys. Dabar slinkite, kol pamatysite parinktį Forma ir tada spustelėkite Papildyti ir pagaliau toliau Gerai. Greitos prieigos įrankių juostoje dabar pridėtas mygtukas, su kuriuo galite naudoti formą.
Įsitikinkite, kad „Excel“ žino, ką daryti su jūsų vertėmis 03 patarimas: sutvarkykite lentelę
Norėdami lengvai įvesti informaciją į „Excel“ dokumentą, galite naudoti formą. Tačiau, žinoma, „Excel“ negali perskaityti jūsų minčių ir tikrai neįsivaizduoja, ką tiksliai reikėtų įtraukti į formą. Laimei, jums nereikia mokėti programuoti, kad tai įvyktų; tereikia nurodyti, iš kokios informacijos sudarys jūsų lentelę / dokumentą. Tarkime, kad mes esame asociacijos (futbolas, teatras, šokis, jūs taip vadinate) vadovas ir ką tik patyrėme sėkmingą pasivaikščiojimo dieną, kai daugiau nei 200 žmonių užpildė registracijos formą. Mes norime kuo efektyviau įvesti šias formas. Taigi tai padarysime su „Excel“ (skaitmenine) forma. Tam pirmiausia turime nurodyti šią duomenų lentelę iš kiekvieno elemento. Mūsų atveju tai yra: vardas, pavardė, gimimo data, telefono numeris, el. Pašto adresas ir pageidaujama pradžios data. Žinoma, šios antraštės gali būti bet kas, ką galite sugalvoti, tai yra tik mūsų pavyzdys.
04 patarimas: ląstelių savybės
Kitas svarbus žingsnis yra apibrėžti ląstelių savybes. Galite naudoti formą, kurią mes ketiname sukurti, jos neapibrėždami, tačiau jei norite, kad įvesti duomenys būtų rodomi teisingai, svarbu „Excel“ pasakyti, kokius duomenis įvedate. Mūsų atveju mes pasirenkame stulpelį Pirmas vardas ir Pavardė ir dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite Ląstelių savybės. Tada mes renkamės Tekstas, nes čia kalbama apie paprastą tekstą. Tada mes darome tą patį stulpelį Gimimo data bet ten mes pasirenkame turtą Data. Tokiu būdu „Excel“ tiksliai žinome, koks turinys bus kuriame stulpelyje. Beje, tai, ką mes vadiname šio straipsnio stulpeliu, be abejo, taip pat gali būti eilutė, nes ant pirmojo stulpelio taip pat galite įdėti antraštes, o ne tai, ko norite.
Galiausiai lentelei suteikiame oficialų lentelės išdėstymą, tai darome pasirinkdami stulpelius (arba eilutes) ir spustelėdami Pradėti ir tada toliau Formatas kaip lentelė po antrašte Stiliai. Žinoma, galite visiškai nustatyti, kokį formatą pasirenkate.
05 patarimas: sukurkite formą
Dabar „Excel“ tiksliai žino, iš kurių elementų susideda mūsų lentelė ir kaip ji turėtų kurti tą turinį. Tai leidžia vaikiškai lengvai pradėti kurti mūsų formą dabar. Bent jau tai padaryti, tai yra mygtuko paspaudimo klausimas. Pasirinkite visas ką tik sukurtas antraštes ir spustelėkite mygtuką Forma kurį patys įtraukėte į įrankių juostą Greita prieiga. Jei praleidote 4 patarimo formatavimo žingsnį (galų gale sakėme, kad tai įmanoma ir leidžiama), pasirodys kažkas, kas atrodo kaip klaidos pranešimas, tačiau iš tikrųjų programa jums tiesiog siūlo keletą patarimų ir parinkčių. spustelėkite Gerai. Jei prie langelių pridėjote lentelės formatą, „Excel“ tiksliai žinos, ko iš jo tikitės, ir šis pranešimas nebus rodomas. Dabar pasirodys nedidelis meniu ir pamatysite, kad to meniu įvesties laukai atitinka antraštes, kurias sukūrėte lentelei. Nesijaudinkite, jei antraštėje padarėte klaidą: galite lengvai tai pakoreguoti, o po to jūsų pakeitimas iškart atsispindės jūsų formoje.
06 patarimas: užpildykite formą
Dabar per kelias sekundes pastebėsite, kodėl „Excel“ dokumentą užpildyti naudojant formą yra taip patogiau. Šalia įvestų antraščių lange pamatysite įvesties lauką. Jame galite įvesti tikrus duomenis. Kai esate lauke ir įvedėte norimą reikšmę, paspauskite klavišą Tab, kad greitai pereitumėte į kitą lauką. Paspaudus klavišą Enter, turinys iš tikrųjų pridedamas prie formos. Tokiu būdu galite įvesti savo duomenis tikrai greitai, nesijaudindami, kad netyčia perrašysite ne tą langelį. Jei norite dar greičiau naršyti tarp laukų (pavyzdžiui, jei nebūtinai norite užpildyti visus laukus), taip pat galite pereiti naudodami klavišą Alt. Po antraštėmis po konkrečiomis raidėmis pamatysite brūkšnelius: paspaudus tą raidę kartu su Alt klavišu, žymeklis pereis tiesiai į atitinkamą lauką.
Jūs netgi galite sugeneruoti klaidų dėl neteisingų įrašų 07 patarimas: ieškokite duomenų
Kiekvieną kartą, kai paspausite Enter, laukuose įvesta informacija bus pridėta prie jūsų „Excel“ lapo. Tačiau formos langas yra naudingas ne tik duomenims įvesti, bet ir labai lengva atlikti duomenų paiešką. Kai spustelėsite formos lange Ieškoti ankstesnėje arba Rasti kitą, tada galėsite lengvai slinkti „Excel“ dokumento reikšmėmis. Tačiau jei ieškote konkrečių verčių rinkinio, spustelėkite mygtuką Kriterijai ir tiesiog įveskite kriterijus, kurių norite ieškoti (pavyzdžiui, visos eilutės su konkrečia gimimo data). Kai tu dabar Ieškoti ankstesnėje arba Rasti kitą bus rodomos tik tos vertės, kurios atitinka jūsų įvestus kriterijus. Tai, ką turėtumėte žinoti, yra tai, kad duomenis, kuriuos ieškote, galima labai lengvai pakeisti. Tarkime, kad radote įrašą ir įvedėte ką nors kita, šis tekstas bus pakeistas jūsų „Excel“ lape, kai tik paspausite Enter. Būk atsargus. Duomenis taip pat galite ištrinti paprasčiausiai spustelėdami pašalinti kai radote tam tikrą įrašą.
08 patarimas: apribokite datą
Tarkime, kad pildote tas 200 formų ir vėlgi, kad yra tam tikra dienų seka, kai užsiėmimai / užsiėmimai negali prasidėti. Jei galvojate dabar: aš tai atsiminsiu, bet atkreipkite dėmesį, kad pradžios data nepatenka į tą intervalą, tada dažnai nusivilsite: dauguma žmonių yra žvaigždė, pervertindama savo atmintį ir dėmesį. Daug patogiau, jei „Excel“ nurodo, kad tam tikra dienų seka neleidžiama! Tai darote naudodamiesi duomenų tikrinimu. Tiesiog uždarykite formą ir pasirinkite visą stulpelį Norima pradžios data. Dabar tarkime, kad neįmanoma pradėti nuo 2019 m. Kovo 1 d. Iki 2019 m. Kovo 16 d. Dabar spustelėkite juostą duomenis prie taurės Duomenų įrankiai ant Duomenų tikrinimas. Iššokančiajame lange spustelėkite žemiau esantį išskleidžiamąjį meniu Leisti ant Data. Pasirinkite pagal Duota Priešais Ne tarp jų ir tada užpildykite 2019 m Pradžios data ir 2019-03-16, Pabaigos data. Tada skirtuke spustelėkite (vis dar iššokančiajame lauke) Klaidos pranešimas ir užpildykite žemiau Klaidos pranešimas įveskite priežastį, kodėl ši data neleidžiama, pavyzdžiui: „Data neleidžiama, treneris atostogauja“. Dabar, kai bandysite įvesti datą į „draudžiamą“ diapazoną, gausite įvestą klaidos pranešimą.
09 patarimas: išankstinis užpildymas
Čia minėtame pavyzdyje visi laukai užpildomi naudojant formą. Bet taip pat gali būti, kad norite įvesti numatytąją konkretaus stulpelio vertę. Pvz .: norima pradžios data visada turi būti 2019 m. Gegužės 1 d. Tarkime, kad tuščias „Excel“ lapas, kuriame užpildytos tik lentelės antraštės. (Mūsų atveju) langelyje F2 (taip žemiau Norima pradžios data) į formulės juostą įrašome šią formulę: = IF (A2 "", "2019-05-05", ""). Tiesą sakant, čia sakoma: kai tik kažkas įvedama į langelį A2, į langelį, kuriame yra ši formulė (F2), įdėkite 2019 m. Dabar spustelėkite langelį ir vilkite mažą žalią kvadratą, esantį apačioje dešinėje, žemyn (tame pačiame stulpelyje), kad pritaikytumėte formulę likusioms šio stulpelio ląstelėms. Jei dabar įvesite duomenis į savo formą, pamatysite tą lauką Norima pradžios data nebegalima užpildyti. Tai reiškia, kad 2019 m.
10 patarimas: sąlyginė informacija
Įdomus triukas, kurį atlikome 9 patarime, yra tai, kad taip pat galite tai naudoti norėdami naudoti sąlyginius duomenis. Pavyzdžiui, tarkime, kad nauji nariai, gimę iki 1995 m., Prisijungia prie konkrečios grupės, kurios pradžios data yra gegužės 1 d., Tačiau nariai, gimę 1995 m. Ar vėliau, prisijungia prie grupės, kurios pradžios data yra birželio 1 d. Paprastumo sumetimais pakeiskime gimimo datos lauką į gimimo metus (jį taip pat galima ekstrapoliuoti iš visos datos, bet tai yra daug sudėtingiau). Sureguliuokite šio stulpelio langelio ypatybes ir pasirinkite Skaičius vietoj Datos.
Langelyje F2 (norima pradžios data) dabar įveskite šią formulę = IF (C2> 1994, "2019-06-01", "2019-05-01"). Dar kartą apibendrindamas: čia sakoma, kad jei C2 (gimimo metai) yra didesni nei 1994 m. (T. Y. 1995 m. Ir aukštesni) metai, tai F2 turi nurodyti datą birželio 1 d., O visais kitais atvejais - birželio 1 d. . Tokiu būdu jūs tikrai galite sutaupyti daug darbo.
