Kaip

Taip importuojate duomenis į „Word“

Jums nereikia „Word“ įvesti visos naudojamos informacijos dokumente vienas prie kito. Programinė įranga turi plačias duomenų importavimo iš kitų programų funkcijas. Šiame straipsnyje parodysime duomenų importavimo ir susiejimo iš kitų programų, tokių kaip „Excel“, galimybes.

Jei turite kitų „Office“ serijos paketų, „Word“ suteikia galimybę importuoti duomenis iš tų programų į jūsų dokumentą. Nesvarbu, ar tai susiję su „Excel“ lapo, ar „Access“ duomenimis, adreso duomenimis ar skaidrėmis; galite lengvai juos susieti su savo „Word“ dokumentu. Duomenų iš kitų programų susiejimo privalumas yra tas, kad šaltinio programoje duomenis reikia pakeisti tik vieną kartą. Tada „Word“ automatiškai priims jūsų dokumento pakeitimus. Kartais turite atnaujinti tuos duomenis.

01 Importuoti duomenis iš „Excel“

„Excel“ yra plačiai naudojama duomenų įvedimui. Tačiau kartais norite tiesiog įtraukti dalį „Excel“ failo į „Word“, tiesiogiai nesusiejant duomenų. Pavyzdžiui, lentelės (a dalis). Plati „Word“ ir „Excel“ kopijavimo ir įklijavimo funkcija užtikrina, kad duomenis, įskaitant formatavimą, galima perkelti į jūsų dokumentą. Šiame pavyzdyje mes nukopijuosime paprastą paprastą lentelę iš „Excel“ į „Word“. Mes pasirenkame visas langelius, dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite ir pasirinkite Kopijuoti.

02 Teisingo formato pasirinkimas

Duomenų įdėjimo iš „Excel“ į „Word“ būdas priklauso nuo pastos funkcijos, kurią pasirenkate pastarojoje. „Word“ galite įdėti duomenis į dokumentą įvairiais būdais: įklijuokite išlaikydami formatavimą, įklijuokite kaip vaizdą arba įklijuokite be formatavimo. Galimos įklijuoti parinktys priklauso nuo to, kokie duomenys dedami į mainų sritį. Jei nukopijuosite lentelę iš „Excel“, turite daugiau įklijavimo parinkčių nei norėdami įklijuoti paprastą tekstą iš, pavyzdžiui, „Notepad“, į „Word“ dokumentą.

Jei norite įklijuoti duomenis iš „Excel“ be formatavimo į „Word“, pasirinkite dešinįjį meniu mygtuką „Palikti tik tekstą“. Tada „Word“ įklijuoja duomenis iš „Excel“ tiesiogiai be jokių priedų. Kiekviena lentelės eilutė įklijuota atskiroje eilutėje.

03 Lentelė su formatavimo išsaugojimu

Jei lentelė formatuojama „Excel“ su kraštinėmis, spalvomis, skirtingais šriftais ir spalvotomis ląstelėmis ir norite jas kopijuoti po vieną programoje „Word“, galite pasirinkti iš funkcijos įklijavimo parinkčių Laikyti šaltinio formatavimo.

Kopijuojant lentelę iš „Excel“, „Word“ duomenys taip pat dedami į lentelę. Privalumas yra tas, kad dabar galite toliau redaguoti duomenis ir prireikus koreguoti lentelę dizaino požiūriu. Jei spustelėsite „Word“ įklijuotą lentelę, skirtukas taip pat pasirodys juostoje Stalo dizainas prieinama. Pasirinkę lentelę galite iškart pritaikyti kitokį dizainą.

Jei norite pakeisti tik vieną langelį, eilutę ar stulpelį, spustelėkite jį pele ir pakeiskite jo savybes.

04 Dinaminiai duomenys iš „Excel“

Kartais gali atsitikti taip, kad „Excel“ duomenys, kuriuos norite naudoti „Word“ dokumente, yra dinamiški. Tai yra, duomenys „Excel“ faile laikui bėgant gali keistis. Tada svarbu, kad duomenys iš „Excel“, kurie yra „Word“, būtų naujausi. Duomenis galite įklijuoti į „Word“, išlaikydami duomenų susiejimą „Excel“. Jei jūs ar kas nors kitas pakeis originalius duomenis „Excel“, šie pakeitimai taip pat atsispindės „Word“. Kad tai veiktų, turite specialiu būdu įklijuoti duomenis iš „Excel“ į „Word“. Tokiu atveju meniu pasirinkite įklijuoti Susiekite ir išlaikykite šaltinio formatavimą.

Kai duomenys bus įklijuoti į „Word“, pamatysite, kad lentelei buvo suteikta kita funkcija. Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėję vieną iš langelių, sąraše pamatysite naują parinktį Atnaujinti nuorodą. Jei duomenys buvo pakeisti „Excel“, jie nebus keičiami tiesiogiai „Word“. Todėl, būdami dokumento savininku, galite rodyti naujausius duomenis lentelėje pasirinkdami Atnaujinti nuorodą.

05 Lentelės su formatavimu

Beje, ši funkcija taip pat veikia, kai „Excel“ keičiasi originalus lentelės formatavimas. Kai tik, pvz., „Excel“ pakeičiama linijų spalva arba storis, o jūs pasirenkate programoje „Word“ Atnaujinti nuorodą, šie pakeitimai taip pat atsispindės „Word“. Tai, be abejo, gali turėti ir „Word“ dokumento išdėstymo trūkumų. Laimei, tam yra sprendimas. Jei norite, kad būtų nukopijuoti tik „Excel“ langelių duomenys, bet ne pats formatavimas, pasirinkite parinktį „Įklijuoti“ Susiekite ir naudokite tikslinius sąrašus. Lentelė dabar nukopijuojama be „Word“ formatavimo, tačiau patys langelių duomenys lieka susieti su „Excel“ ir visi pakeitimai bus atlikti pasirinkus Atnaujinti nuorodą įdiegta „Word“.

Jei lentelės dizainas koreguojamas programoje „Excel“, tai neturės jokios kitos įtakos „Word“ lentelės išdėstymui.

06 Kurkite laiškus ir laiškus

Taip pat galite naudoti „Word“ laiškui siųsti keliais adresais. Laimei, jūs neturite padaryti atskiro laiško kiekvienam adresatui, bet jūs galite padaryti standartinį laišką. Su standartiniu laišku galite lengvai išsiųsti laišką keliems žmonėms. Prie tokio standartinio laiško susiejate duomenų bazę su vardais, adresais ir gyvenamosiomis vietomis. Šią funkciją taip pat galite naudoti spausdindami vokus. Šiame pavyzdyje parodysime, kaip automatiškai pridėti adresus prie dokumento.

07 Adreso laukų kūrimas

„Word“ turi specialią funkciją, leidžiančią automatiškai įterpti vardus ir adresus į jūsų dokumentą. Juostelėje rasite tam skirtą skirtuką, vadinamą Siuntimas paštu. Čia galite susieti „Word“ su esamu adresų sąrašu arba čia galite sukurti naują sąrašą.

Pirmiausia turite turėti adresų sąrašą. Tai galite sukurti patys naudodami „Word“, bet taip pat galite susieti „Word“ su „Excel“, pavyzdžiui, norėdami išgauti adreso duomenis. Pirmiausia parodysime, kaip pačiam sukurti „Word“ adresų informacijos sąrašą. Po skirtuku Siuntimas paštu rasite mygtuką Pasirinkite adresus. Spustelėkite jį ir pasirinkite parinktį Įveskite naują sąrašą.

Dabar pasirodys langas, kuriame galėsite įvesti adreso informaciją. Šiame pavyzdyje apsiribojame (fiktyviais) adreso duomenimis, tokiais kaip sveikinimas, pradinis, pavardė, adresas, pašto kodas ir miestas. Kiekvienoje eilutėje įveskite išsamią informaciją apie žmones, kuriems norite rašyti. Baigę pildyti, paspauskite mygtuką Gerai kad išsaugotumėte sąrašą.

„Word“ išsaugo adresų sąrašą kaip „Microsoft“ duomenų bazę (su plėtiniu .mdb) ir turi pranašumą, kad galite toliau naudoti šį failą „Office“, todėl jums nereikės kaskart kurti naujo adresų sąrašo.

Jei duomenų bazę išsaugojote „Word“, mygtukas pasirodys juostoje Pradėti sulieti laiškus prieinama. Bet prieš spustelėdami, pirmiausia turite nustatyti savo laiško vietą, kurioje norite įdėti adreso lauką. Norėdami jį įdėti, spustelėkite mygtuką Adreso blokas.

08 Duomenų tikrinimas

Dabar pamatysite naują langą, kuriame galėsite patikrinti, ar duomenys teisingi. Iš esmės čia nereikia daug ką keisti; jei sukūrėte paprastą adresų sąrašą, kuriame nurodytas tik vardas ir pavardė, gatvė, namo numeris, pašto kodas ir miestas, o visi adresai yra jūsų šalyje, „Word“ jį paprastai įdės iš karto. Tik tuo atveju, jei siunčiate tarptautinius laiškus, gali būti naudinga pakeisti nustatymus. Vėliau spustelėkite mygtuką Gerai , tada „Word“ pateikia teksto kodą <>. Todėl šis blokas rodo, kad ten yra duomenų bazės adresų duomenys.

Juostelės viršuje dabar matote papildomus mygtukus, kuriais galite naršyti raides su ką tik susietais adresais. Tokiu būdu galite patikrinti, ar adreso duomenys teisingai nurodyti laiške. Be rodyklių mygtukų, kad galėtumėte slinkti raidėmis, rasite ir pavadintą mygtuką Rezultato pavyzdys. Paspaudus šį mygtuką pamatysite išsamią raidės adresą.

Dabar galite nuspręsti, ar esate patenkintas dabartiniu vaizdu, ar norite ką nors pakeisti. Pvz., Išdėstymas, nes galbūt norėsite išspausdinti adresus šiek tiek didesnius arba pateikti jiems kitą šriftą. Nereikia to daryti kiekvienai raidei atskirai, bet tai darote vienu ypu, dokumente pasirinkdami bloką <>. Norėdami tai padaryti, pirmiausia turite išjungti adreso peržiūrą dar kartą paspausdami mygtuką Rezultato pavyzdys spustelėti. Tik tada adreso blokas vėl pasirodys. Pasirinkite <> savo dokumente ir galėsite koreguoti formatą.

09 Sujungti dokumentus

Ar esate patenkintas rezultatu? Tada galite sujungti išsamią adreso informaciją su laišku. Sujungus „Word“ sukuria kelias laiško kopijas, kiekvienoje raidėje nurodant unikalų adresą iš duomenų bazės. Norėdami pradėti sujungimą, spustelėkite mygtuką juostoje Užbaigti ir sujungti, iki pat dešinės. Dabar pasirodys trys parinktys, pasirinkite Spausdinti dokumentus.

Nurodykite, kuriuos įrašus norite spausdinti, paprastai viską atspausdinate vienu ypu. Paspaudus mygtuką, „Word“ komandą siunčia Gerai, į spausdintuvą ir jūsų raidės bus atspausdintos.

Patarimas: spausdinkite etiketes ir vokus

Be laiškų spausdinimo, ar norite spausdinti adresus ant vokų ar etikečių? Tada pasirinkite kairėje juostelės pusėje Vokai arba Etiketės. Kai spustelėsite vieną iš šių dviejų mygtukų, „Word“ pakeis dabartinio dokumento formatą į voko ar etiketės formatą. Galite rinktis iš skirtingų dydžių.

10 Adresų importavimas iš „Excel“

„Word“ taip pat galite gauti adreso failus iš kitų programų arba dirbti su atskirais failų formatais. Įvesti per „Word“ adresų sąrašų funkciją kartais yra gana sunku. Tai labai tikslus darbas, o paspaudus ne tą mygtuką galite greitai įvesti įrašą. Be to, dėl mažo įvesties lango sunku dirbti su keliais įrašais. Tokiu atveju geriau pasirinkti programą, kuri geriau tvarkytų įrašus, pavyzdžiui, „Excel“ arba - jei norite dirbti su duomenų bazių programomis - „Access“. Šiame pagrindiniame kurse mes naudojame „Excel“ adreso duomenims importuoti, o tai šiuo atveju veikia gerai; daug lengviau naudoti daugiau „Excel“ eilučių.

Jei „Excel“ tvarkote savo įrašus, galite juos lengvai naudoti kurdami adreso duomenis „Word“. Kiekvieną „Excel“ eilutę, kurią reikia naudoti „Word“ adreso duomenims, nurodote aiškų pavadinimą: Pasveikinimas, Pirmas vardas, Pavardė, gatvės pavadinimas, namo numeris, Pašto kodas ir gyvenamoji vieta. Tada ši eilutė yra pirmoji lentelės eilutė. Tuomet kitose eilutėse laiške įveskite visą išsamią informaciją apie norimus naudoti adresus.

11 Išsaugoti failą

Ar baigėte failą? Tada jį išsaugote ir eikite į „Word“, kad importuotumėte duomenis iš „Excel“ failo kaip adreso failą. Norėdami tai padaryti, atlikite šiuos veiksmus: spustelėkite juostą Siuntimas paštu ant Pasirinkite adresus ir pasirinkti tai Naudoti esamą sąrašą. Tada pasirinkite „Excel“ failą.

Dabar „Word“ pateikiamas failo patvirtinimas. Jei lentelę formatavote „Excel“, kaip ir mūsų pavyzdyje, pirmoje duomenų eilutėje yra stulpelių antraštės. Tada taip pat uždėkite varnelę Pirmoje duomenų eilutėje yra stulpelių antraštės. „Word“ tai atpažįsta, todėl teisingus laukus galite lengvai įdėti reikiamoje dokumento vietoje.

12 Nurodykite laukus

Priešingai nei importuojant adresų duomenis per adresų sąrašą, importuodami duomenis iš „Excel“, laukus vis tiek turite nurodyti atskirai. Kiekvienas „Excel“ failo stulpelis tampa atskiru „Word“ bloku, kuriame galiausiai yra visas adreso laukas. Kaspine adresu Siuntimas paštu rasite mygtuką pavadinimu Įterpti sujungimo laukus. Pagal tą meniu rasite visus „Excel“ lapo stulpelius. Dabar galite jį įdėti į savo dokumentą, spustelėdami teisingą pavadinimą. Pirmiausia įdėkite žymeklį ten, kur norite įterpti pirmąjį lauką, tai yra mūsų pavyzdyje Pasveikinimas.

Tarp kiekvieno „Word“ dokumento lauko įdėkite tarpą, kad pasveikinimas, vardas ir pavardė nebūtų dedami vienas į kitą, kaip nurodyta toliau:

<><><>

Dabar įveskite naują eilutę ir įdėkite laukus po ja gatvės pavadinimas ir namo numeris, vėl tarpas tarp jų:

<><>

Ir paskutinėje eilutėje jūs pagaliau Pašto kodas ir gyvenamoji vieta, taip pat čia su tarpu tarpu:

<><>

Atskirų laukų įtraukimo į „Word“ dokumentą pranašumas yra tas, kad juos galite naudoti bet kur savo laiške. Tokiu būdu galite sudaryti asmeninį laišką pagal duomenis iš „Excel“ failo.

$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found