Įrašų tvarkymas yra tai, apie ką dauguma žmonių, išskyrus buhalterius, nemėgsta galvoti, o tuo labiau užsiimti. Ta sumaištis su tomis sąskaitomis, kvitais ir pan., Tai turėtų būti lengviau, tiesa? Laimei, tai gali padaryti ir pereidama prie skaitmeninės apskaitos.
Daugeliui žmonių, įskaitant šio straipsnio autorių, pereiti prie skaitmeninio administravimo yra nemaža kliūtis. Nepaisant to, mes tikrai rekomenduojame tai padaryti. Tai nėra sudėtinga ir sutaupo jums tiek laiko. Mes padėsime jums kelyje ir iškart pateiksime jums pirmąjį patarimą: perjunkite naujų finansinių metų pradžioje, o tai yra daug lengviau nei įpusėjus metams.
Apskaita, palyginti su administravimu
Sąvokos buhalterija ir administravimas dažnai vartojamos pakaitomis. Nepatogu, nes tai yra du visiškai skirtingi dalykai. Administravimas yra jūsų sąskaitų, kvitų, kitaip tariant, gaunamų ir siunčiamų daiktų, saugojimas. Apskaita yra teisinga mokesčių institucijų apskaita, reglamentų taikymas ir pan. Šis straipsnis yra apie jūsų administracijos skaitmeninimą. Mes nesame buhalteriai, todėl negalime jums padėti išspręsti esminės problemos pusės, tačiau galime padėti jums su technologijomis. Retkarčiais paaiškiname ką nors esminio, tačiau jei iš tikrųjų visiškai nieko nesuprantate apie apskaitą ir administravimą, patogiau tai daryti kartu su kuo nors kitu.
01 Buhalterė
Mes tai jau palietėme langelyje „Apskaita prieš administravimą“: mes nesame buhalteriai. Konfigūruojant skaitmeninį administravimą, reikia įvesti svarbius dalykus, pvz., Pradinę likutį. Tai klausimai, dėl kurių paprasčiausiai konsultavomės su savo buhalteriu. Jei viską žinote apie didžiosios knygos sąskaitas, laikinus elementus, pakeitimus ir pan., Tikriausiai visa tai galite įvesti patys. Jei ne, gali būti protinga kreiptis į buhalterį. Jums nereikia nedelsiant perduoti visos apskaitos, tačiau galite paprašyti jų patikrinti, ar viską tinkamai nustatėte, kai baigsite sukonfigūruoti savo apskaitos paketą. Beje, mes visada patariame kiekvienam samdyti buhalterį, tai, kad jie moka patys, nėra joks mitas. Verslo augimo svetainėje rasite patogų vadovą, kaip susirasti gerą buhalterį.
02 Apskaitos paketo pasirinkimas
Apskaitos paketo pasirinkimas yra svarbus žingsnis. Tačiau su juo teks reguliariai dirbti, todėl svarbu išsirinkti sau tinkantį paketą. Išbandėme nemažai ir, kiek mums rūpi, yra du tikrai geri kandidatai: „Exact Online“ ir „e-Boekreken.nl“. „Exact Online“ yra išsamiausias paketas, tačiau taip pat daug sudėtingesnis ir brangesnis. e-Boekouden.nl yra šiek tiek draugiškesnis, siūlo jums viską, ko reikia, ir yra daug pigesnis. Be to, paslaugą lengva integruoti, pavyzdžiui, į jūsų internetinę parduotuvę (nors to aprašyti šiame straipsnyje yra per daug. Dėl šių priežasčių šio pagrindinio kurso pavyzdžiu pasirinkome „e-Boekouden.nl“. Todėl nedvejokite. pasirinkti savo paketą.
03 Skaitmeniniai kvitai
Žinoma, skaitmeninė apskaita reiškia ir tai, kad turite skaitmeninti visus savo kvitus. Pakete, kurį naudojame šiame kurse, yra programa, kuri nuskaito kvitus, tačiau jei naudojate kitą paketą, kurio nėra, rekomenduojame naudoti „Turboscan“ (tiek „Google Play“ parduotuvėje, tiek „Apple App Store“). Naudodamiesi šia programa galite lengvai nuskaityti kvitus, o po to juos galite laikyti debesyje. Mažas patarimas: išmokykite nuskaityti kvitus iškart, kai juos gausite. Tai gali atrodyti šiek tiek keistai parduotuvėje, tačiau tai užtikrina, kad jūs niekada daugiau neprarasite kvito. Be to, atnaujinti administravimą tampa vėjeliu, nes ketvirčio pabaigoje nebereikia nuskaityti visų kvitų. Programa kainuoja nemažą 7 eurų dolerį, tačiau ji to verta.
04 Registruotis
Daugelis apskaitos paketų siūlo jums nemokamą bandomąjį laikotarpį, todėl galite išbandyti paketą laisvalaikiu, kad įsitikintumėte, ar jis jums tinka. Mes tikrai rekomenduojame jį naudoti. Mes pasirenkame „e-Boekhouding.nl“, nes manome, kad tai yra paketas, tinkantis daugumai žmonių, ir todėl, kad mums patinka sąsaja, tačiau drąsiai ieškokite internetinių apskaitos paketų ir išbandykite kelis. Mūsų pavyzdyje naršote adresu www.e-boekreken.nl, kur spustelėsite Išbandyti paspaudimų. Tada sukurkite paskyrą, kaip ir bet kurioje kitoje svetainėje. Galite išbandyti svetainę 14 dienų, po to jums kainuos 7,95 per mėnesį už pagrindinę prenumeratą ir 5,95 per mėnesį už atsiskaitymo modulį (kurį primygtinai rekomenduojame).
05 Pagalbos vaizdo įrašai
Viena iš priežasčių, kodėl mums labai patinka „e-Boekouden.nl“ paketas, yra ta, kad svetainėje yra daug vaizdo įrašų, kurie padeda skaitmeniniu būdu sukonfigūruoti administravimą. Beje, mes žinome, kaip paprastai būna: norite pradėti ir nesinori, kad pirmiausia reikėtų žiūrėti įvairiausius vaizdo įrašus. Tačiau atminkite, kad tai yra jūsų administracija, ką norite gerai organizuoti, nes tai sutaupys jums daug darbo valandų. Žinoma, mes paaiškinsime, kaip veikia pagrindai, tačiau vaizdo įrašai gilinasi į šį klausimą ir todėl yra labai edukaciniai. Prisijunkite prie svetainės ir spustelėkite viršuje dešinėje Parama. Bus atidarytas naujas langas, kuriame spustelėsite Vaizdo treniruotės. Čia rasite visus reikalingus vaizdo įrašus, kad geriau suprastumėte, kaip veikia svetainė.
06 Pradinis balansas
Mes nedelsdami pradedame nuo sunkiausios dalies: pradinio balanso, kurį galite rasti per Valdymo / pradinis balansas. Iš esmės tai yra visų jūsų įmonę sudarančių finansinių aspektų santrauka: pajamos, išlaidos, gautinos sumos ... ... Jei neįsivaizduojate, apie ką kalbame, tikriausiai jau naudojatės buhalteriu (nes tai taip pat yra jūsų analoginė administracija) ir galite paprašyti šios informacijos iš jo. Bet kokiu atveju labai svarbu, kad kairiajame ir dešiniajame stulpeliuose (ty turtas ir įsipareigojimai) būtų lygi suma. Bet prieš tai užpildydami, pirmiausia turite nustatyti savo didžiąsias knygas.
07 Didžiosios knygos sąskaitų nustatymas
Neišsigąskite tokiais žodžiais kaip knygos knyga. Geriausiai savo administraciją galite pamatyti kaip didelę spintelę su stalčiais. Kiekvienas stalčius atspindi jūsų įmonės dalį, pvz., Jūsų banko sąskaitą (mokėjimo būdą), kažko prenumeratą (pelną ir nuostolius), jūsų atsargas (balansą) ir pan. Žodis stalčius greičiausiai nesukels jums streso, o knygos sąskaita yra visiškai tokia pati. Todėl jūsų internetinei administracijai svarbu, kad jūs nustatytumėte visus savo įmonės elementus. spustelėkite Valdymas ir tada toliau Didžiosios knygos sąskaitos. Čia matote daug „stalčių“, kurių daugumos niekada nenaudosite. Pažiūrėkite, ar galite įdėti visas savo įmonės išlaidas ir naudą į vieną iš šių stalčių. Jei ne, susikurkite naują stalčių ar didžiosios knygos sąskaitą patys.
08 Santykių kūrimas
Jūsų administracijai, žinoma, svarbu žinoti, iš ko gavote pinigų ir kam sumokėjote pinigus. Dėl šios priežasties būtina kurti santykius. Tai darote spustelėdami viršuje Santykiai ir tada toliau Papildyti kairiojoje srityje. Tai yra gana paprasta, ji tiesiog susijusi su visa atitinkamo kliento ar kliento kontaktine informacija.
09 Produktų kūrimas
Tarkime, dabar mes paprašysime jūsų susikurti sąskaitą faktūrą, tada jūs tikriausiai paprasčiausiai įveskite, ką padarėte ir kiek tai kainuoja. Tai yra tas pats skaitmeninėje apskaitoje, išskyrus tai, kad apskaitos paketas nori sužinoti, kur turi būti nurašytas konkretus produktas ar paslauga. Jūs kuriate tam skirtus produktus. spustelėkite Sąskaitų faktūrų išrašymas o paskui po Produktai ir paslaugos ant Papildyti. Dabar turite įvesti paslaugos ar produkto kodą (galite tai sugalvoti patys) ir aprašą (pavyzdžiui, DVD). Tada pasirenkate vieną Vienetas, mūsų atveju Gabalas. Jei jums reikalingas įrenginys (pvz., Žodis jei rašote straipsnius ir mokate už žodį) dar nėra, galite juos sukurti pagal antraštę Vienetai į kairę. Įveskite pirkimo kainą, jei taikoma, ir pardavimo kainą be PVM. Pasirinkite PVM tarifą ir pardavimo kaina su PVM bus rodoma iškart. Bitė Skaitliuko sąskaita jūs pasirenkate, kuriam „stalčiui“ priklauso šis produktas. Tai gali būti labai bendra (1 grupės apyvarta) arba labai specifinė (DVD). Nors pirmiausia turite sukurti didžiosios knygos sąskaitą DVD. Dabar yra patogu: PVM automatiškai dedamas į mokėtiną „stalčių“.
10 Sąskaitų faktūrų siuntimas
Todėl sąskaitų faktūrų išrašymo metu naudojate savo sukurtus produktus. Spustelėkite viršuje esantį meniu Sąskaitų faktūrų išrašymas ir tada toliau Papildyti. Pasirinkite ryšį ir užpildykite atitinkamą informaciją. Tada spustelėkite Pridėti produktą / paslaugą. Dabar spustelėję viršutiniame lauke galite pridėti vieną iš jūsų sukonfigūruotų produktų. Dabar galite iš karto pamatyti, kodėl tai naudinga, visa svarbi informacija įvedama nedelsiant (tačiau ją vis tiek galima pakeisti, jei, pavyzdžiui, kaina nukrypsta). Tokiu būdu pridedate kiekvieno produkto ar paslaugos eilutę. Kai baigsite, išsaugokite sąskaitą faktūrą ir galėsite ją išsiųsti. e-Boekouden.nl tam siūlomi įvairiausi šablonai.
11 Sąskaitų / kvitų įvedimas
Be pajamų, turite ir išlaidų. Tai galite užsisakyti spustelėję svetainės skirtuką Apskaita ir tada toliau Sąskaitos. Bitė Užsakymo tipas ar tu renkiesi Gauta sąskaita faktūra. Pasirinkite verslo partnerį ir užpildykite sąskaitos faktūros informaciją (įskaitant teisingą įskaityto sąskaitą). Jei reikia, spustelėkite Failų pridėjimas jei norite įkelti sąskaitą faktūrą. Kvitams nėra patogu naudoti santykius, juk kartais knygyne nusiperkate ką nors, tai ne iš karto yra santykis. Be to, kvituose nėra sąskaitos faktūros numerio. Tokiu atveju spustelėkite Išrašas / kvitai kairiojoje srityje. Jūs pasirenkate užsakymo tipą Leisti pinigus ir su Sąskaita nurodote iš kurios paskyros tai padarėte. Dabar taip pat galite pamatyti: jei turite kelias banko sąskaitas, taip pat naudinga sukurti kelias didžiosios knygos sąskaitas. spustelėkite Sutaupyti apdoroti kvitą. Atsisiųsdami „e-Boekouden.nl“ programą taip pat galite tiesiogiai nuskaityti kvitus ir įkelti juos iš savo išmaniojo telefono.
12 Importo operacijos
Savo skaitmenines administracijas įtraukėte išsiųstas ir gautas sąskaitas faktūras, todėl dabar svarbu jas susieti su faktinėmis banko sąskaitos mutacijomis. To priežastis yra jūsų pusiausvyra, kuri, pasak pavadinimo, viskas turi būti pusiausvyra. Už kiekvieną išsiųstą dešimt eurų sąskaitą faktūrą turi būti sumokėta dešimt eurų, o už kiekvieną išleistą penkį eurą - penkių eurų kvitas. Štai kodėl jūs ketinate užsirašyti tuos dalykus. Lengviausias būdas yra eksportuoti banko išrašus iš banko svetainės (kiekvienas bankas paaiškina procedūrą) ir tada spustelėkite Importuoti po antrašte Įveskite (skirtukas Apskaita). Įkelkite failą, pasirinkite su juo susietą banko sąskaitą, tada spustelėkite Toliau. Kai failas bus apdorotas, spustelėkite Eikite į neapdorotas pareiškimų eilutes. Ten pamatysite visus banko sąskaitos pakeitimus, kurie dar nėra susieti su, pavyzdžiui, sąskaitomis faktūromis. Kiekvienai mutacijai dabar galite tiksliai nurodyti, kuri dalis priklauso kuriai. Pavyzdžiui, išrašoma sąskaita faktūra ir (arba) kvitas už visas išlaidas ir visas pajamas.
Nuorodos
Iš esmės viską galite padaryti savo apskaitos pakete rankiniu būdu, tačiau skiltyje „Valdymas“ taip pat turite galimybę kurti visų rūšių nuorodas. Pavyzdžiui, pirmiausia galite sukurti nuorodą su savo buhalteriu, kad jis galėtų pasiekti jūsų administraciją ir naudoti ją deklaracijai pateikti, bet taip pat galite susieti su savo banku, kad nereikėtų rankiniu būdu importuoti ir eksportuoti. kiekvieną kartą savo operacijas. Čia taip pat rasite nuorodą į savo internetinę parduotuvę, kad galėtumėte automatiškai įvesti užsakymų sąskaitas į savo skaitmeninę apskaitą. Tai nėra labai sunku, o palaikymo puslapyje rasite išsamų paaiškinimą, kaip visa tai veikia. Todėl mes rekomenduojame jums tai visiškai ištirti.
