Nesvarbu, ar norite išsaugoti visus gaunamus ir siunčiamus el. Laiškus dėl verslo ar tik dėl nostalgijos, palikti juos visus aktyviuose gautuosiuose nėra labai praktiška. Laimei, yra pranešimų atsarginės kopijos ar archyvavimo sprendimų, o „MailStore Home“ yra vienas lankstiausių.
Keli šimtai pranešimų jūsų gautuosiuose ar iš jų vis dar yra valdomi, tačiau kai pranešimų skaičius pasiekia tūkstančius, jis greitai tampa painus. Geriau tikėkitės sklandžios atsarginės kopijos ar archyvavimo strategijos.
Žinoma, negalime aprėpti visų žinomų el. Pašto paslaugų ir klientų, todėl pasirinkome kruopščiai: „MS Outlook“ ir „Gmail“. Pirmiausia apžvelkime keletą pagrindinių atsarginės kopijos įrankių ir integruotų archyvavimo galimybių. Tada atėjo eilė galingam atsarginės kopijos ir archyvavimo įrankiui „MailStore Home“, kuris gali tvarkyti įvairius el. Pašto klientus ir paslaugas.
01 „Outlook“ atsarginės kopijos
Nors jūs galite rankiniu būdu kurti atsargines „Outlook“ el. Pašto atsargines kopijas - netgi galite tiesiog nuvilkti el. Pašto pasirinkimą į disko aplanką, kad jie patektų į „msg“ failą, tačiau tai yra gana daug darbo. Laimei, yra įrankis, kuris automatizuoja visą atsarginės kopijos kūrimo procesą: „Safe PST Backup“. Mokama versija kainuoja € 29,96, tačiau su nemokama versija taip pat galite nueiti ilgą kelią. Pagrindinis pastarojo apribojimas yra tas, kad galite sukurti tik vienos „Outlook“ profilio atsargines kopijas.
Atsisiųskite ir įdiekite įrankį. Pirmojo paleidimo metu programa paprašys nurodyti atsarginį aplanką, po kurio spustelėsite mygtuką Paleiskite atsarginę kopiją gali paspausti. Dabar su jūsų „Outlook“ profiliu susieti pst failai bus kuriami. Be el. Laiškų, tokia atsarginė kopija taip pat apima kontaktus ir kalendorius.
Pagal numatytuosius nustatymus atsarginė kopija daroma kas valandą. Per Parinktys / Tvarkaraštis galite reguliuoti šį dažnį arba pasirinkti Rankiniu būdu.
Jei jūsų originalus pst failas kada nors sugadinamas, tiesiog pakeiskite jį atsargine kopija. Teisingą vietą „Outlook“ galite rasti naudodami Failo / paskyros nustatymai (2x) / Duomenų bylos.
02 „Gmail“ atsarginės kopijos
Yra keli būdai, kaip apsaugoti „Gmail“ pranešimus. Pvz., Galite nustatyti paslaugą nedelsiant persiųsti visus gaunamus pranešimus į kitos pašto paslaugos pašto dėžutę. Arba naudojate IFTTT receptą, jei norite siųsti pranešimus ar priedus į debesies saugyklos paslaugą, pvz., „Dropbox“ ar „Google“ diską. Naudodamiesi nemokama „Spinbackup“ versija, iš viso galite apsaugoti iki 4 GB el. Pašto pranešimų su kasdieninio atsarginio kopijavimo dažniu ir su stipriu AES šifravimu.
Patogi alternatyva yra „UpSafe“. Įdiekite įrankį ir paleiskite jį. spustelėkite Prisijunkite naudodami „Google“, prisijunkite naudodami „Google“ paskyrą ir paspauskite Leisti. Už jus Pradėti atsarginę kopiją pirmiausia atsidarai Atsarginės kopijos parinktys. Čia jūs nustatote, kuriuos el. Laiškus norite įtraukti į atsarginę kopiją. Tai darote remdamiesi tokiais kriterijais kaip Išsiuntimo data, Iš yra ir (pasirinkus iš) lankstinukai. Panašios parinktys yra skirtuke Archyvavimas, tačiau šiuo atveju atsarginės kopijos bus pašalintos iš jūsų „Gmail“ paskyros. Skirtuke Sandėliavimas pasirinkite tinkamą kompiuterio laikymo vietą. Po nemokamos registracijos taip pat yra galimybė Sukurkite tvarkaraštį galima: savotiškas „Windows Task Scheduler“ spartusis klavišas, kuriuo galite tiksliai nurodyti, kada ir kaip dažnai norite tokios atsarginės kopijos.
Beje, „UpSafe“ pateikia panašų įrankį, skirtą „MS Outlook“.
03 „Outlook“ archyvavimas
Pati „Outlook 365/2016“ teikia gana elementarią archyvavimo funkciją per pašto aplanką Archyvas. Iš esmės nereikia daryti daugiau, nei pasirinkti atitinkamus el. Laiškus (pavyzdžiui) jūsų Pašto dėžutę, paspausdami „Backspace“ klavišą ir skirtuką Pradėti mygtukas Archyvavimas spausti. Arba tiesiog vilkite pasirinkimą į archyvo aplanką. Per File / Utilities / Set Archive Folder galite pasirinktinai tai nustatyti kitą aplanką.
Norėdami automatizuoti archyvavimo procesą, eikite į File / Options / Advanced. Čia paspauskite mygtuką „AutoArchive“ nustatymai ir atlikite norimus nustatymus. Pavyzdžiui, jūs nustatote dažnį (standartas Kas 14 dienų) ir archyvo aplanko vietą (.pst failą) Perkelti senus elementus į. Paspauskite mygtuką Taikykite šiuos nustatymus visiems aplankams ir patvirtinkite Gerai. Arba galite būti atrankesni: dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite vieną pašto aplanką, pasirinkite Savybės ir atidarykite skirtuką Automatinis archyvas. Pasirinkite parinktį Archyvuokite šio aplanko elementus naudodami numatytuosius nustatymus arba Archyvuokite šį aplanką naudodami šiuos nustatymus jei norite nukrypti nuo standartinių taisyklių.
04 „Gmail“ archyvavimas
Kai „Gmail“ gautuosiuose, tada viršuje, pažymite el. Laiškų žymėjimą Archyvavimas pašto pasirinkimas dings iš jūsų gautųjų. Jį galite rasti aplanke Visi el (jei reikia, pirmiausia spustelėkite čia Daugiau). Jei norite atkurti pranešimus į savo gautuosius, pasirinkite juos dar kartą ir spustelėkite viršuje Perkelti į gautuosius.
Taip pat galite automatizuoti tokį archyvavimą sukurdami filtrą. Eiti į Nustatymai ir pasirinkti Filtrai ir užblokuoti adresai / Sukurti naują filtrą. Įveskite norimus kriterijus, spustelėkite Sukurti filtrą ir pažymėkite Praleisti gautuosius (archyvas) Įjungta. Patvirtinkite naudodami Sukurti filtrą.
05 „MailStore Home“
Vienas iš lanksčiausių sprendimų atsarginių kopijų kūrimo ir archyvavimo tikslais įvairioms el. Pašto programoms yra nemokamas „MailStore Home“. Paleiskite exe failą ir įdiekite įrankį (via Įdiekite šiame kompiuteryje) arba pasirinkite nešiojamą versiją (per Įdiekite nešiojamą versiją į X diską.). Pastarasis gali būti naudingas, pavyzdžiui, jei reguliariai norite sudaryti savo el. Pašto archyvą iš skirtingų kompiuterių pašto dėžučių. Arba kai norite eksportuoti importuotą pašto dėžutę į pašto klientą kitame įrenginyje (skaitykite: perkelkite).
Šiek tiek vėliau galite pradėti. Spustelėkite kairiajame lange Asmeninis archyvas, tada pasirodo tuščia. Logiška, nes pirmiausia reikia Archyvuokite el. Laiškus ir jūs darote tai pasirinkdami tą patį pavadinimą tame pačiame lange.
