Stebėti visus gaunamus kvitus ir laiškus yra nemenkas darbas. Dažnai viskas baigiasi didele krūva. Jau nekalbant apie visas tas nuotraukas, paslėptas giliai palėpėje. Laikas rudeniniam valymui: atsikratyk to popieriaus! Padėsime įnešti tvarką į chaosą skaitmenindami kvitus, laiškus ir nuotraukas.
Patarimas 01: Ką skaitmeninti?
Prieš pradedant, jūs tiksliai nustatote, ką norite skaitmeninti. Geras pradinis žingsnis yra, pavyzdžiui, kvitų ir sąskaitų saugojimas: norite juos saugoti keletą metų, kad vis tiek turėtumėte daiktams garantiją, tačiau fiziškai juos saugoti kelerius metus gali būti sunku: galite lengvai juos prarasti. Taip pat galėtumėte skaitmeninti savo laiškus. Turi būti saugomi svarbūs laiškai ir popieriai, tačiau viską laikyti didelėje krūvoje taip pat nėra puiku. Jei nuskaitysite tuos dokumentus, taip pat galite daug lengviau ieškoti tekstuose. O jūs taip pat norite skaitmeninti savo nuotraukas? Jei nuotraukų knygose turite daug senų nuotraukų, gali būti malonu jas turėti skaitmeniniu būdu, kad galėtumėte jomis pasidalinti su kitais ir sudaryti naujas nuotraukų knygas. Tas pats pasakytina ir apie negatyvus, mes taip pat dirbsime su jais. Skaitmeninti nuotraukas bus daugiausia darbo.
Nusprendę, ką norite suskaitmeninti, pirmiausia surūšiuokite rietuves: viską surūšiuokite ir nedelsdami išmeskite nesvarbius popierius.
Lengviausias būdas skaitmeninti kvitus yra išmanusis telefonas02 patarimas: kvitai
Lengviausias būdas nuskaityti kvitus yra išmanusis telefonas. Tokiu būdu galite nuskaityti kvitą iškart po pirkimo, kad jo nepamirštumėte ir kad jis būtų saugomas visam laikui. Yra daugybė programų, skirtų nuskaityti kvitus: „Dropbox“, „Office Lens“, „Evernote“, „Adobe“, „Apple Notes“ programa ir kt. Žinoma, galite tiesiog nufotografuoti kvitą, tačiau tokios nuskaitymo programos pranašumas (žr. 5 patarimą) yra tai, kad ji išpjauna kvitą ir jį parodo tik šiek tiek geriau. Tada kvitas taip pat išsaugomas kaip PDF, kuris labiau tinka dokumentams nei, pavyzdžiui, jpg ar png. Svarbus klausimas dėl kvitų yra tai, ar vis dar būtina išlaikyti originalą. Deja, tai ne visada aišku. Yra didelė tikimybė, kad parduotuvei nėra sunku, tačiau parduotuvė tai galėtų padaryti. Tai dažniausiai būna su kvitais be unikalaus serijos numerio, nes tada neįmanoma nustatyti, ar pirkai jį ten, ar ne. Iš esmės jūs neturite popieriuje laikyti kvitų su tokiu unikaliu serijos numeriu. Norėdami būti tikri, pasitarkite su parduotuve!
03 patarimas: laiškai
Laiškus skaitmeninti geriausia naudojant skaitytuvą, nes naudojant išmanųjį telefoną greitai kyla problemų dėl įskaitomumo. Naudojant skaitytuvą reikia daugiau darbo, tačiau didelis pranašumas yra tas, kad daugelis skaitytuvų turi ocr programinę įrangą tekstams atpažinti, žr. 6 patarimą. Jei turite „viskas viename“ arba atskirą skaitytuvą, žinoma, galite juo naudotis. Jei dar neturite ir ieškote skaitytuvo, galite pasižvalgyti, pavyzdžiui, į „Fujitsu ScanSnap“. Jis veikia greitai, yra mažas ir nešiojamas, todėl galite jį įdėti bet kur.
Daugelis šiuolaikinių skaitytuvų yra integruoti su debesies saugojimo paslaugomis, todėl be kabelio galite nuskaityti tiesiai į debesį. Tada sinchronizuosite failus kompiuteryje ir galėsite toliau dirbti su jais.
04 patarimas: nuotraukos
Nuotraukoms skaitmeninės versijos kokybė yra daug svarbesnė. Galite nuskaityti nuotraukas išmaniuoju telefonu, pavyzdžiui, naudodamiesi „Google FotoScan“ programa, žr. 5 patarimą. Tačiau naudojant tikrąjį skaitytuvą nustatymų kokybė ir lankstumas dažnai yra geresni. Jei norite skaitmeninti neigiamus dalykus, tam yra specialūs skaitytuvai. Taip pat galite pažvelgti į tokią programą kaip „FilmLab“. Ta programa žada konvertuoti negatyvus į gražias nuotraukas, tačiau rašymo metu dar nėra viešos bandomosios versijos.
05 patarimas: programos
Pirmiausia pradėsime naudotis išmaniuoju telefonu. Norėdami suskaitmeninti kvitus, išmaniajame telefone galite naudoti „Office Lens“ programą. Jį rasite per „Android“ ir „iOS“ programų parduotuvę. Įdiegę atidarykite programą, kad pradėtumėte, ir palieskite Suteikti prieigą leisti programai pasiekti jūsų nuotraukas. Taip pat suteikite programai prieigą prie fotoaparato. Tada reikia pasirinkti dokumento tipą: kvitai yra geriausias pasirinkimas Dokumentas. Įsitikinkite, kad kvitas yra aiškiai matomas, ir nuspauskite raudoną mygtuką, kad nufotografuotumėte. Tada galite apkarpyti kvitą. Paspausti Paruošta kai baigsite, ir pasirinkite, kur išsaugoti dokumentą. Tai galima padaryti vietoje arba „Microsoft“ debesyje („OneDrive“ arba „OneNote“).
Norėdami skaitmeninti nuotraukas per programą, galite naudoti „Google FotoScan“. Tai galima „Android“ ir „iOS“. Norėdami pradėti naudoti programą, tiesiog laikykite nuotraukas prieš kamerą ir programoje paspauskite nuskaitymo mygtuką. „FotoScan“ automatiškai pasuks, apkarpys ir bandys optimizuoti spalvas. Jums tereikia nufotografuoti nuotrauką, o visa kita įvyks savaime. Nuotrauką galite išsaugoti mėgstamoje debesies saugykloje.
Programinė įranga „Ocr“ gali atpažinti tekstus iš nuskaitytų raidžių06 patarimas: nuskaitykite
Jei norite geresnės kokybės ar, pavyzdžiui, greitai suskaitmeninkite raides, geriau naudoti skaitytuvą. Ypač raidėms naudinga ocr, programinė įranga, kuri tiekiama standartiškai su daugeliu skaitytuvų. Ocr reiškia optinį simbolių atpažinimą arba optinį simbolių atpažinimą. Tai paverčia vaizdą tekstu. Nemokama programa, galinti tai padaryti, yra „FreeOCR“, skirta „Windows“. Deja, paskutinį kartą jis buvo atnaujintas 2015 m. Galite atsisiųsti „FreeOCR“ čia. Įdiekite ir atidarykite programą. Spustelėkite viršuje Atidarykite PDF norėdami atidaryti PDF arba spustelėkite Atviras norėdami atidaryti atvaizdą (pavyzdžiui, jei išsaugojote laišką kaip JPG failą). Dešiniuoju pelės mygtuku spustelėkite OCR kalba ant adata ir tada spustelėkite OCRmygtuką konvertuoti vaizdą į tekstą. Rezultatas kiekviename dokumente gali labai skirtis. Jei rezultatas yra pakankamai geras, galite, pavyzdžiui, išsaugoti jį atskirai kaip txt failą šalia nuskaitymo. Norėdami gauti optimalių rezultatų: įsitikinkite, kad nuskaityėte kuo didesne raiška (žr. 7 patarimą), tačiau atminkite, kad tada gali būti naudojama daug vietos.
07 patarimas: NAPS2
Visi skaitytuvų gamintojai tiekia nuskaitymo programinę įrangą. Jei jie jums nepatinka arba praleidote juose esančias funkcijas, galite pažvelgti į NAPS2. Jame taip pat yra įmontuotas ocr. NAPS2 galite atsisiųsti čia. Atidarykite failą ir atlikite vedlį užbaigdami diegimo procedūrą (numatytieji nustatymai yra tinkami). Tada paleiskite programą per meniu Pradėti. Norėdami nuskaityti, spustelėkite nuskaitymo mygtuką. Įveskite skaitytuvo pavadinimą Ekrano Vardas ir spustelėkite Pasirinkite įrenginį. Iš sąrašo pasirinkite savo įrenginį ir spustelėkite Gerai. Pasirinkite adresu Puslapio formatas Priešais A4 ir už Rezoliucija pasirinkite dpi (žr. 8 patarimą). spustelėkite Gerai. Tada jis nuskaitomas. Tada galite įdėti kitą puslapį po juo ir vėl Nuskaityti spausti. Puslapis rodomas apžvalgos lange. Jei spustelėsite PDF, visus nuskaitytus dokumentus sujungsite į vieną PDF dokumentą. Galite dukart spustelėti nuskaitytą dokumentą, kad jį redaguotumėte, pvz., Pasuktumėte arba apkarpytumėte. Norėdami pritaikyti ocr NAPS2, spustelėkite OCR. Tada spustelėkite Olandų sąraše spustelėkite žymės langelį ir spustelėkite Atsisiųsti. Atsisiuntę pažymėkite parinktį Padarykite PDF failus ieškodami naudodami OCR ir spustelėkite Gerai. Taip pat įsitikinkite OCR kalba ant Olandų valstija. Jei tada išsaugosite dokumentus kaip PDF ir paspausite „Ctrl“ + F „Adobe“ ir ieškosite termino, jis bus rastas, jei ocr pavyko.
08 patarimas: DPI
Nuskaitymų skiriamoji geba pateikiama dpi: taškai colyje. Tai lemia jūsų vaizdo skiriamąją gebą ir kokybę. Kuo didesnis dpi, tuo geresnė kokybė, bet ir ilgiau užtrunka, kol skaitytuvas bus paruoštas, ir tuo daugiau vietos užima nuskaitymas. Taigi: per daug ir jūs turite ilgai laukti, o jūsų saugojimo vieta yra taip išnaudota, per mažai ir jūsų nuskaitytas dokumentas yra blokinis festivalis. Apskritai, laiškams ir sąskaitoms faktūroms 300 dpi yra gera pusiausvyra tarp kokybės ir greičio. Nuotraukoms, kurias norite greitai pasirinkti, pvz., 600 dpi ar didesnę. Vegetatyvai ar tikrai mažos nuotraukos, kurias norite rodyti didesnes, tiesiog užfiksuokite maksimalų skaitytuvo dpi tašką.
Skaitmeniniai užrašai
Tai, ką vis dar darome ant popieriaus, yra užrašai. Atrodo, kad negalite nuo to atsitraukti. Vis daugiau nešiojamųjų kompiuterių turi jutiklinius ekranus ir naudodamiesi skaitmeniniu rašikliu galite lengvai užsirašyti savo mėgstamoje programoje, pavyzdžiui, „OneNote“ ar „Evernote“. Reikės šiek tiek priprasti, rašyti tokiu skaitmeniniu rašikliu. Norėdami pasiekti geriausių rezultatų - jei esate naujo nešiojamojo kompiuterio rinkoje, pasirinkite nešiojamąjį kompiuterį su „Windows Ink“ palaikymu, kuris ypač tinka naudoti skaitmeninį rašiklį. Jei tikrai negalite gyventi be savo popieriaus, taip pat galite pažvelgti į, pvz., „Moleskine“, užrašų knygelę. Iš išorės nepasakytumėte, kad tai skaitmeninis dalykas: tai tik analoginis popierius su rašikliu. Vis tiek galite padaryti savo užrašus ant popieriaus ir tada juos perkelti į planšetinį kompiuterį ar išmanųjį telefoną vienu mygtuko paspaudimu. Čia galite paprasčiausiai redaguoti užrašus kaip tekstą ir atlikti koregavimus. Deja, „Moleskine Smart Writing Set“ kainuoja apie 230 eurų.
09 patarimas: Pavadinimas
Nuskaityę kvitą ar laišką, akivaizdžiai nenorite jo mesti tik į aplanką ir daugiau niekada negalėsite jo rasti. Turite tinkamai tvarkyti failus kompiuteryje ar nešiojamame kompiuteryje. Jei sinchronizuojate failus su mėgstama debesies paslauga, taip pat galite juos pridėti ir peržiūrėti iš savo išmaniojo telefono. Atkreipkite dėmesį į debesijos paslaugos saugumą, visada naudokite tvirtą slaptažodį ir įgalinkite dviejų veiksnių autentifikavimą.
Loginio aplanko struktūra priklauso nuo to, kas jums patinka. Pavyzdžiui, struktūra skirta raidėms metus / mėnesį (ir pasirinktinai / dieną), todėl visus mėnesius gausite 2017 m. aplanke. Patarimas: suteikite tiems mėnesiams skaičių, kad jie būtų tvarkingi jūsų aplankų struktūroje, ir, jei reikia, vėl pridėkite metus, patogu išlaikyti apžvalgą. Jei turite daug failų, visas dienas gausite aplanke sausio 01 d. Po to reikia pervardyti failą ir įdėti jį į loginę aplanko struktūrą. Pervardyti taip pat turėtumėte atkreipti dėmesį: suteikite failams nuoseklų pavadinimą. Jei kelis vardų tipus naudosite pakaitomis, greitai bus sunku rasti failus. Pagalvokite apie tai iš anksto: pakeisti ją vėliau yra daug darbo. Standartinė pavadinimų suteikimo tvarka gali būti įmonės_subjektas.pdf raidėms arba pirkimo_datos_modelio_įrenginio_tipas.pdf.
Geriausias failo formatas priklauso nuo jūsų reikalavimų ir galimybių 10 patarimas: failo tipas
Pvz., Išsaugodami failus nuskaitymo programinėje įrangoje galite pasirinkti skirtingus failų tipus. Geriausias failo formatas priklauso nuo jūsų reikalavimų ir galimybių. Jei turite daug vietos saugykloje, galite pasirinkti tiff nuotraukoms. Tai išsaugo kokybę, nes „tiff“ netaiko suspaudimo. Yra tik vienas tinkamas raidžių formatas: pdf. Malonus dalykas, susijęs su pdf, yra tai, kad dokumente gali būti keli puslapiai ir kad formatas palaiko ocr, kad būtų galima lengvai ieškoti failuose. Kvitams galite naudoti pdf, ar pan., Jpeg ar png. Atkreipkite dėmesį, kad jpeg naudoja daug suspaudimo, o tai gali sukelti prastą kokybę. Taigi visada patikrinkite, ar jūsų failus vis dar galima skaityti.
11 patarimas: archyvavimas
Norėdami archyvuoti failus ir saugoti juos ilgą laiką, geriausia juos laikyti keliose vietose, kad turėtumėte atsarginę kopiją. Mūsų patirtis rodo, kad naudinga išsaugoti baigtus metus ar ketvirčius įrašant juos į DVD arba įdėjus į išorinį standųjį diską, kurį prie kompiuterio jungiate tik tada, kai jums reikia failų. NAS kopija, žinoma, visada yra geras sprendimas. Beje, supraskite, kad DVD neteks amžinai ir kad gali sugesti ir išorinis kietasis diskas. Jei tikrai norite įsitikinti, kad jūsų duomenys yra išsaugoti, galite pažvelgti į „M-Disc“. Tai specialus į DVD panašus diskas, sukurtas tūkstantį metų. Jums tikrai reikia specialaus įrašymo įrenginio, tačiau sudegusį M diską galite naudoti bet kuriame DVD skaitytuve. Bet mes galime įsivaizduoti, kad jūs manote, kad tai yra šiek tiek per daug. Taip pat galite pasirinkti saugoti failus debesyje, rekomenduojame tai padaryti saugiai!
12 patarimas: atsarginės kopijos
Jei nuskaitote visus dokumentus ir saugote juos skaitmeniniu būdu, norite būti tikri, kad dokumentai yra tinkamai saugomi. Svarbu padaryti atsargines kopijas. Tai galima padaryti įvairiais būdais. Lengviausias būdas yra naudoti integruotą „Windows“ atsarginės kopijos funkciją. Tam jūs einate į programą Nustatymai „Windows 10“ ir tada į Atnaujinimas ir sauga / Atsarginė kopija. spustelėkite Pridėti stotį ir iš sąrašo pasirinkite (išorinį) diską. Tada spustelėkite Daugiau pasirinkimų. Įsitikinkite, kad Kurkite atsarginę šių aplankų kopiją aplankas su jūsų dokumentais yra. Jei ne, pridėkite jį patys naudodami mygtuką Pridėti aplanką. Jei reikia, spustelėkite Dabar sukurkite atsarginę kopiją nedelsiant atsarginę kopiją.
13 patarimas: „Windows Explorer“ papildiniai
Jūs tikriausiai tvarkote dokumentus naudodami „Windows Explorer“. Deja, tai nėra tokia galinga, tačiau naudodami papildomą programinę įrangą galite padaryti šiek tiek daugiau. Pavyzdžiui, naudodami „Folder Ico“ įrankį, naršyklėje galite tvarkyti aplankus spalvomis ir kategorijomis, kad gautumėte geresnę apžvalgą. Deja, šis papildinys kainuoja šiek tiek: 10 dolerių (maždaug 8,85 euro) už kompiuterį. Dobilo įrankis suteikia naršyklei skirtukus, panašius į „Chrome“. Patogus taip pat yra Regėtojas. Jei naudojate „MacOS“, jei pasirinksite failą ir paspausite tarpo klavišą, galėsite jį greitai peržiūrėti. Su „Seer“ ši funkcija taip pat pasiekia tyrinėtoją. Tokiu būdu galite žymiai greičiau naršyti visus failus. „Windows Explorer“ peržiūros langas neveikia puikiai ir visada užima daug vietos.
Naudodami „Seer“ galite daug greičiau naršyti failų peržiūrą 14 patarimas: XYPlorer
Deja, naršyklė turi labai ribotas galimybes efektyviai valdyti jūsų laiškus ir kvitus. Be papildinių, panašių į ankstesnį patarimą, taip pat galite ieškoti alternatyvų, tokių kaip „XYPlorer“. Naudodamiesi šia programa turite galimybę talpinti failus spalvų kategorijoje ir pažymėti visus failus („Windows Explorer“ gali pažymėti tik tam tikrus failų formatus). Taip pat galite kurti virtualias kolekcijas, išsaugoti paieškos rezultatus ir tai gali padėti atlikti pasikartojančias užduotis. Ši programa kainuoja 40 dolerių, tai yra maždaug 34 eurai. Kita galimybė yra „Directory Opus 12“, su kuria taip pat galite pažymėti etiketes ir skirstyti kategorijas pagal spalvas. „Directory Opus“ yra nemokama versija su ribotomis funkcijomis.
15 patarimas: PDF ir „Word“
Galite atidaryti nuskaitytus PDF dokumentus naudodami šiuolaikines „Word“ versijas. Po to „Word“ automatiškai taiko „ocr“ ir iškart paverčia juos nuskaitytu dokumentu. Rezultato kokybė skiriasi pagal kiekvieną dokumentą. Mes naudojame „Word 2016“ su 2017 m. Liepos mėnesio naujinimais. Atidarykite „Word“ ir spustelėkite Atidarykite kitus dokumentus apačioje. spustelėkite Lapai ir dabar naršykite iki PDF dokumento, kurį norite konvertuoti į „Word“ failą, ir spustelėkite Atidaryti. Pasirodo pranešimas, kad dokumentas konvertuojamas ir kad rezultatai gali skirtis: rezultatas, jei laiške ar kvite yra daug vaizdų, rezultatas bus nuviliantis. spustelėkite Gerai ir palaukite, kol konversija bus baigta. Tada pamatysite rezultatą. Geriausia, jei išsaugosite ir „docx“, ir PDF failą, kad visada turėtumėte originalą.
16 patarimas: tvarkykite dokumentus
Jei tikrai norite į tai žiūrėti rimtai skaitmenindami savo kvitus ir ypač laiškus, galite pasidomėti dokumentų valdymo sistema (DMS). Tai leidžia sistemingai saugoti dokumentus, prie jų pridėti pastabas ir lengvai juos surasti bei rūšiuoti. Nemokamas ir geras DMS yra majų EDMS. Norėdami tai pradėti, jums reikia serverio su „Docker“. „Docker“ yra daugelyje NAS, bet taip pat gali būti įdiegta „Windows“ ar „MacOS“. Skaitykite čia, kaip tai padaryti.
